1. Responsable del tratamiento
IT CLOUD PROVIDER S.A.S., identificada con NIT 901275682-1, con domicilio en CL 58 SUR 66 11, Bogotá, Colombia (en adelante IT-Cloud), es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.
Correo para asuntos de datos personales: itcloud@it-cloud.com.co
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.
2. Dos roles distintos
Conviene distinguirlos porque las obligaciones cambian:
- Datos de la cuenta del cliente (el propietario o administrador que usa la aplicación): IT-Cloud actúa como responsable.
- Datos que generan los sensores instalados en el inmueble del cliente: IT-Cloud actúa como encargado, tratándolos por cuenta y bajo instrucciones del cliente, que es quien decide instalarlos y quien responde frente a las personas que ocupan el inmueble.
Si en el inmueble se alojan huéspedes, informarles de la existencia de los sensores es responsabilidad del cliente.
3. Qué datos se tratan
3.1 De la cuenta
| Dato | Para qué | Cómo se guarda |
|---|---|---|
| Correo electrónico | identificador de acceso y envío de alertas | en claro (es la llave de acceso) |
| Contraseña | autenticación | nunca se guarda: solo un hash Argon2id, irreversible |
| Segundo factor (MFA) | verificación en dos pasos, obligatoria para todas las cuentas (apartado 7) | secreto cifrado |
| Correo secundario (opcional) | copia de las alertas | cifrado |
| Identificador de Telegram (opcional) | alertas por Telegram | cifrado |
| Token del dispositivo móvil | envío de notificaciones push | cifrado |
3.2 De los sensores
Según los equipos instalados: conteo de personas y ocupación, temperatura, nivel de ruido, apertura y cierre de puertas, detección de fugas de agua, consumo eléctrico y estado de enchufes, y nivel de batería de cada dispositivo.
3.3 De seguridad
Registro de auditoría de las acciones sensibles (ingresos, cambios de configuración, acciones administrativas) con la dirección IP desde la que se realizaron. Existe para poder investigar un acceso indebido y es inalterable por diseño: no se puede modificar ni borrar.
3.4 Lo que NO se trata
- Ubicación del teléfono. La aplicación no la solicita ni la usa.
- Datos biométricos. El desbloqueo por huella o rostro lo verifica el propio sistema operativo del teléfono; la aplicación solo recibe un sí o un no, y nunca accede a la huella.
- Publicidad y analítica de terceros. No hay ningún SDK de este tipo.
- La dirección del inmueble. Las propiedades se identifican con un alias que elige el cliente (p. ej. «Apto 101»), no con su dirección.
4. Para qué se usan
Únicamente para prestar el servicio: autenticar el acceso, mostrar el estado de los sensores y su histórico, enviar alertas por correo, Telegram o notificación push, elaborar el reporte semanal del inmueble (apartado 4.1), atender soporte, facturar el servicio y mantener la seguridad de la plataforma.
No se venden, ni se ceden con fines comerciales, ni se usan para publicidad.
4.1 El reporte semanal
Cada semana el sistema puede elaborar un resumen escrito de lo ocurrido en el inmueble y ponerlo a disposición del cliente en su tablero. Conviene explicar con precisión cómo se hace, porque interviene un proveedor de inteligencia artificial y eso merece decirse sin rodeos.
Los hechos los calcula nuestro propio código, no el modelo. Los promedios de ruido, las horas de ocupación, las aperturas de puerta, el consumo y los indicios que se señalan se obtienen con operaciones aritméticas sobre las lecturas guardadas. Al modelo se le entrega ese resultado ya calculado y su única función es redactarlo en español. No decide qué ocurrió, no interpreta conductas y no tiene acceso a las lecturas originales.
Qué se envía al proveedor: cifras agregadas de la semana (ocupación, ruido, temperatura, consumo eléctrico, número de aperturas de puerta), el alias del inmueble y la etiqueta que el cliente le puso a cada sensor.
Qué NO se envía: ningún nombre, correo, teléfono ni documento de ninguna persona; ninguna lectura individual; ningún dato de la cuenta; y nada de otro cliente. El sistema no almacena nombres ni contactos de huéspedes, de modo que no existe tal dato que pudiera enviarse.
El reporte no es una decisión automatizada con efectos sobre nadie: es una descripción de lo que midieron los sensores, redactada en tono consultivo, que el cliente lee y valora por su cuenta. El texto tiene prohibido afirmar conductas o identificar personas.
Cómo se entrega: el reporte queda siempre disponible en el tablero y, además, se envía por correo al cliente el día y a la hora que él elija. El envío puede pausarse por un tiempo o desactivarse del todo; en ese caso el reporte se sigue elaborando y el cliente lo sigue leyendo en su tablero, simplemente no llega a su correo. El cliente también puede indicar hasta tres direcciones adicionales —por ejemplo un co-anfitrión o su administrador— que recibirán la misma copia; esas direcciones las escoge y las gestiona el cliente, y se guardan cifradas.
El cliente puede desactivar el reporte semanal en cualquier momento desde la sección «IA Insights» de su tablero, sin que ello afecte el resto del servicio.
5. Con quién se comparten
Solo con los proveedores necesarios para operar, y solo con lo indispensable:
| Proveedor | País | Para qué | Qué recibe |
|---|---|---|---|
| Hostinger | Estados Unidos | alojamiento del servidor | los datos residen allí |
| Resend | Estados Unidos | envío de correos de alerta y del reporte semanal | correo destinatario y el texto de la alerta o del reporte |
| Google (Firebase) | Estados Unidos | notificaciones push | token del dispositivo y texto de la alerta |
| Google (Drive) | Estados Unidos | custodia de las copias de seguridad | un archivo cifrado que el proveedor no puede abrir (apartado 5.1) |
| Google (Gemini API) | Estados Unidos | redacción del reporte semanal | cifras agregadas de la semana y los alias del inmueble y sus sensores (apartados 4.1 y 5.2) |
| Telegram | fuera de Colombia | alertas por Telegram, solo si el cliente lo activa | identificador de chat y texto |
Estos proveedores operan fuera de Colombia, por lo que hay transferencia internacional de datos, amparada en la necesidad de ejecutar el servicio contratado. Los mensajes de alerta se redactan sin datos de personas: identifican el sensor y el inmueble por su alias.
El servidor que aloja el servicio se encuentra en un centro de datos de Boston, Estados Unidos. En el caso de Telegram, la integración no está activa por defecto: es el propio cliente quien la habilita de forma expresa y voluntaria desde la aplicación, y puede desactivarla cuando quiera; esa activación es la que autoriza el envío de sus alertas a ese servicio.
Además, los datos podrán entregarse a autoridades cuando lo exija una orden judicial o administrativa.
5.1 Copias de seguridad
Se genera una copia de seguridad diaria de la base de datos completa, para poder restaurar el servicio ante un fallo o una pérdida de información. La copia incluye todo lo descrito en el apartado 3, incluido el registro de auditoría.
La copia se cifra antes de salir del servidor, con un esquema de clave pública: el servidor solo posee la clave que cifra, y la clave que descifra se custodia fuera de línea y nunca se instala en él. El proveedor que la almacena —Google Drive— recibe por tanto un archivo que no puede abrir, y un tercero que accediera al servidor tampoco podría leer las copias anteriores.
Las copias se conservan treinta (30) días en el proveedor externo y las siete (7) más recientes en el propio servidor; pasado ese plazo se eliminan de forma automática. El efecto de esto sobre los plazos de conservación se explica en el apartado 6.
5.2 El proveedor de inteligencia artificial
El reporte semanal se redacta con Gemini, de Google, contratado en su modalidad de pago. Esa distinción no es un detalle administrativo: en la modalidad gratuita Google se reserva el derecho de usar el contenido enviado para mejorar sus productos y de que sea revisado por personas. En la modalidad de pago que usamos, el contenido no se emplea para entrenar ni mejorar sus modelos, y no queda incorporado a ellos.
El envío ocurre una vez por semana y por inmueble. Lo que viaja son las cifras agregadas descritas en el apartado 4.1 — nunca lecturas individuales, nunca datos de la cuenta, nunca información de otro cliente.
6. Cuánto tiempo se conservan
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Lecturas que pueden revelar presencia (ocupación, puertas) | 30 días |
| Resto de lecturas detalladas | 90 días |
| Resúmenes por hora (promedio, mínimo, máximo) | 13 meses |
| Reportes semanales (apartado 4.1) | mientras exista el inmueble en la cuenta |
| Datos de la cuenta | mientras el servicio esté activo |
| Registro de auditoría | de forma indefinida, por su naturaleza probatoria |
El borrado de las lecturas es automático y continuo: no depende de que nadie lo solicite ni lo ejecute.
Los reportes semanales se eliminan junto con el inmueble al que se refieren. Es una decisión deliberada: un reporte que describe una vivienda que ya no está en la cuenta es información sin nadie que responda por ella. Al eliminarlo se pierde su rastro histórico, y ese precio nos parece el correcto.
6.1 El efecto de las copias de seguridad
Los plazos de la tabla anterior son los de la base de datos en uso. Una copia de seguridad es una fotografía del estado en el día en que se tomó, así que un dato ya borrado de la base sigue existiendo dentro de las copias anteriores a su borrado, hasta que esas copias se eliminan a los treinta (30) días.
El plazo máximo real es, por tanto, el de la tabla más treinta días:
| Dato | En la base en uso | Máximo, contando copias |
|---|---|---|
| Lecturas que pueden revelar presencia | 30 días | 60 días |
| Resto de lecturas detalladas | 90 días | 120 días |
| Resúmenes por hora | 13 meses | 13 meses y 30 días |
Durante ese margen la información permanece cifrada y solo sería legible al restaurar una copia, algo que únicamente puede hacer IT-Cloud con la clave que custodia fuera de línea, y solo para recuperar el servicio.
6.2 Quién puede consultar el registro de auditoría
El registro contiene direcciones IP, por lo que su acceso está limitado:
- El cliente puede consultar su propio historial desde la aplicación, y ese histórico no muestra direcciones IP; tampoco puede ver la actividad de ningún otro cliente.
- Ningún otro usuario de la aplicación puede leerlo: no existe pantalla ni función que lo exponga. El personal de IT-Cloud, desde la aplicación, solo puede comprobar que el registro no ha sido manipulado, sin ver su contenido.
- Las direcciones IP solo son accesibles mediante acceso técnico directo a la base de datos, reservado al personal de infraestructura de IT-Cloud y sujeto a las credenciales del servidor, que se custodian de forma restringida.
El registro es además inalterable por diseño: no puede modificarse ni borrarse por ningún medio, y cada anotación va encadenada criptográficamente a la anterior, de modo que cualquier intento de manipulación queda en evidencia.
7. Cómo se protegen
- Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS/TLS).
- Las contraseñas se guardan como hash Argon2id; nadie en IT-Cloud puede leerlas.
- Segundo factor obligatorio para todas las cuentas.
- Los campos sensibles del apartado 3.1 se guardan cifrados.
- Aislamiento entre clientes aplicado por el propio motor de base de datos: ningún cliente puede ver los datos de otro, ni siquiera si la aplicación tuviera un error.
- Las acciones administrativas exigen re-verificación del segundo factor y quedan auditadas.
8. Derechos del titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012, toda persona puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, solicitar prueba de la autorización, ser informada del uso que se les da, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y revocar la autorización.
Para ejercerlos, escribir a itcloud@it-cloud.com.co indicando el nombre, el correo de la cuenta y la solicitud concreta. Se responderá en los plazos legales: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la ley.
9. Eliminación de la cuenta y de los datos
La aplicación no permite eliminar la cuenta desde el propio dispositivo. Para solicitarlo, escribir a itcloud@it-cloud.com.co desde el correo registrado.
Al atender la solicitud se eliminan la cuenta, sus datos de contacto, sus dispositivos registrados y las lecturas de sus sensores. Se conserva únicamente el registro de auditoría, por ser inalterable y necesario como prueba de seguridad, y la información que deba guardarse por obligación legal o contable.
10. Menores de edad
El servicio está dirigido a personas mayores de edad que administran inmuebles. No se recogen datos de menores de forma consciente.
11. Cambios
Cualquier cambio sustancial se comunicará a los clientes por el correo registrado, al menos con quince (15) días de antelación. La fecha de la última actualización aparece al inicio.
12. Contacto
IT CLOUD PROVIDER S.A.S. · NIT 901275682-1 · CL 58 SUR 66 11, Bogotá, Colombia itcloud@it-cloud.com.co